e-Belge İptal-İhbar-İhtarların GİB Sistemlerine Bildirimi

Bilindiği üzere, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğinin (526 Sıra No.lu VUK Tebliği ile eklenen) “V.10. e-Belgelere İlişkin İptal/ltiraz, İhbar ve İhtarların Bildirilmesi” başlıklı bölümünde e-Belge iptal işlemleri ile Türk Ticaret Kanununun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılan ihbar veya ihtarların 1/5/2021 tarihinden itibaren, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanacak kılavuzda belirtilen usul, esas ve süreler içinde, elektronik ortamda Başkanlık bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunluluğu getirilmiş ve bu çerçevede konuya ilişkin “e-Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv Fatura, e-SMM) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu” ile “e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu” Başkanlığımızca ebelge.gib.gov.tr adresinde yayınlanmıştır.

Söz konusu kılavuzların yayınlanması sonrasında Başkanlığımıza iletilen hususların değerlendirilmesi neticesinde; aşağıda belirtilen açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

1- İptal İşlemleri:

Belge iptal işlemi ile ilgili olarak, vergi ve ticaret hukuku literatüründe açık bir hüküm yer almamakla birlikte mana itibariyle iptal: “1. Yararlıktan, kullanıştan kaldırma, silme, bozma. 2. Herhangi bir hükmün geçersiz olduğunu gerekçeleri ile göstererek çürütme.” anlamına gelmektedir (Bkz. Türk Dil Kurumu, https://sozluk.gov.tr/, Güncel Türkçe Sözlük).

Bu manadan hareketle, iptal işlemi: “İlgili belgenin muhasebe kayıtlarına intikali için öngörülen sürelerden önce, tarafların belgenin hatalı düzenlenmiş olduğu hususunda tam bir mutabakat içinde olarak söz konusu belgenin her iki taraftaki nüshalarının bir araya getirilmesi, asıl ve suretinin birlikte belgeyi düzenleyende tutulması ve ilgili belge üzerine “İptal” şerhinin yazılması ve akabinde bu belge yerine düzenlenmesi icap ettiğinde yeni ve taraflarca mutabık kalınan hatasız yeni belgenin düzenlenmesine matuf bir işlem ”

olarak değerlendirilmektedir.

Bu çerçevede e-Belge uygulamalarında, İPTAL amacına hizmet etmek üzere; e-Belgeler ile ilgili olarak iptal işlemlerinin ne şekilde ve hangi usul ve esaslar dahilinde yapılacağına ilişkin Başkanlığımıza 509 Sıra No.lu VUK GT ile tanınan yetkiler çerçevesinde, farklı usul ve esaslar belirlemiş olup, bu hususlara ilgili e-Belgelere ilişkin kılavuzlarda yer verilmiştir.

Bu minvalde;

a) e-Fatura uygulamasında İptal İşlemi;

(Alıcı ve satıcının uygulamaya kayıtlı olduğu ve tüm işlemlerin GİB e-Fatura Sistemi üzerinden gerçekleştiği teknik mimari yapısında)

• “Ticari Fatura” senaryosunda düzenlenen faturalara, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde e-Fatura sistemi içinden “Ret Uygulama Yanıtı” ile iptal işlemi yapılabilmektedir.
• Ticari fatura senaryosu dışında düzenlenen e-Faturalar ile ilgili olarak, ebelge.gib.gov.tr adresinde yer alan E-FATURA İPTAL/İTİRAZ PORTALI üzerinden, e-Faturaya taraf mükelleflerin, e-Faturanın alıcısına iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içerisinde mali mühür ya da elektronik imzalarını kullanmak suretiyle, İPTAL TALEBİ OLUŞTURMALARINA ve kendilerine iptal talebi iletilen e-Faturalara ilişkin İPTAL TALEPLERİNİ ONAYLAYABİLMELERİNE ya da REDDEDEBİLMELERİNE imkan getirilmiştir. Sekiz günü aşan sürelerde sistem talep oluşturulmasına ya da talebin onaylanmasına imkan vermemektedir. Söz konusu portaldan kılavuz ile belirlenen usul ve esaslar dahilinde iptali onaylanan faturalar İPTAL edilmiş faturalar olarak değerlendirilecektir.

b) e-Arşiv Belge (e-Arşiv Fatura, e-SMM) Uygulamalarında;

e-Arşiv Faturalar ile e-Serbest Meslek Makbuzları (e-SMM), ilgili belgenin alıcıya iletildiği (ya da Başkanlığa raporlandığı) tarihten itibaren 8 günlük süre içinde yine Başkanlık tarafından mükelleflerimizin kullanımına sunulan e-Arşiv Portalları vasıtasıyla iptal edilebilmekte olup, iptal işleminin gerçekleşebilmesi için “e-Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv Fatura, e-SMM) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu”nda açıklanan usul ve esaslara uygun olarak hem düzenleyenin hem de alıcısının elektronik ortamda onay vermesi gerekmektedir. Söz konusu portaldan kılavuz ile belirlenen usul ve esaslar dahilinde iptali onaylanan belgeler İPTAL edilmiş belgeler olarak değerlendirilecektir.

2- İtiraz İşlemleri:

İtiraz, düzenlenen belge içeriğinin muhatabı tarafından kabul edilmediği durumları belirten irade beyanını ifade etmekte olup, yapılan bu itiraz işlemine muhatap tarafça itirazın kabul edilmesi hali de belgenin “iptal” işlemine benzer sonuç doğurmaktadır.

İtiraz işlemleri, 6102 Sayılı TTK nın 21 inci maddesinde belirtilen 8 günlük süre içinde gerçekleştirilmesi kuralı geçerli olup bu kuralda herhangi bir değişiklik yapılmamıştır. Öteden beri olduğu gibi, alıcıları tarafından faturaya itiraz işlemleri belirtilen süre içinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu süre içinde itiraz işleminin yapılmaması halinde, alan taraf fatura içeriğini kabul etmiş sayılmaktadır.

Bu çerçevede e-Belge uygulamalarında İTİRAZ amacına hizmet etmek üzere; e-Belgeler ile ilgili olarak itiraz işlemlerinin ne şekilde ve hangi usul ve esaslar dahilinde yapılacağına ilişkin Başkanlığımıza 509 Sıra No.lu VUK GT ile tanınan yetkiler çerçevesinde, farklı usul ve esaslar belirlemiş olup, bu hususlara “e-Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv Fatura, e-SMM) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu” ve “e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu” nda yer verilmiştir.

Bu minvalde;

a) e-Fatura uygulamasında;

(Alıcı ve satıcının uygulamaya kayıtlı olduğu ve tüm işlemlerin GİB e-Fatura Sistemi üzerinden gerçekleştiği teknik mimari yapısında)

• “Ticari fatura” senaryosunda düzenlenen faturalara, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde e-Fatura sistemi içinden “Ret Uygulama Yanıtı” ile ya da harici yöntemlerle (TTK 18/3 te belirtilen noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile),
• Temel ve diğer fatura senaryolarında düzenlenen faturalara, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde sadece harici yöntemlerle (TTK 18/3 te belirtilen noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile) ,

itiraz işlemi gerçekleştirilebilecek olup,

her iki durumda da harici yöntemlerle yapılan itiraz işlemlerine ilişkin olarak ayrıca GİB bilgi sistemlerine 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği gereğince elektronik ortamda “e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu” ile belirtilen usul ve esaslara göre bildirim yapılması gerekmektedir.

Kılavuzda açıklanan usul ve esaslar çerçevesinde, yapılan İTİRAZ BİLDİRİMİ üzerine, diğer tarafın (satıcı veya satıcı tarafından iletilmiş itiraz bildirimi üzerine alıcının) itiraz talebini ONAYLAMASI durumunda itiraza konu fatura “İPTAL” işlemi ile benzer durumuna gelmiş olacaktır. Bildirilen itiraz talebinin muhatabı tarafından kılavuzda açıklanan usul ve esaslar çerçevesinde REDDEDİLMESİ ya da ONAYLANMAMASI durumunda, fatura taraflar bakımından “ihtilaflı” duruma (itirazda bulunan bakımından işleme alınmayan veya ihtilaflı olarak izlenen, itirazı reddeden/onaylamayan bakımından ise işleme alınan veya ihtilaflı olarak izlenen) düşmektedir.

b) e-Arşiv Belge (e-Arşiv Fatura, e-SMM) Uygulamalarında;

• Düzenlenen e-Arşiv Fatura ve e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM)na, ilgili belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde sadece harici yöntemlerle (TTK 18/3 te belirtilen noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile) itiraz işlemi gerçekleştirilecek olup, harici yöntemlerle yapılan itiraza ilişkin bilgilerle ayrıca GİB bilgi sistemlerine “e-Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv fatura, e-Smm) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu”nda belirtilen usul ve esaslara göre 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği gereğince elektronik ortamda bildirim yapılması gerekmektedir.

Kılavuzda açıklanan usul ve esaslar çerçevesinde, yapılan İTİRAZ BİLDİRİMİ üzerine, diğer tarafın (satıcı veya satıcı tarafından iletilmiş itiraz bildirimi üzerine alıcının) itiraz talebini ONAYLAMASI durumunda itiraza konu belge “İPTAL” işlemi ile benzer durumuna gelmiş olacaktır. Bildirilen itiraz talebinin muhatabı tarafından kılavuzda açıklanan usul ve esaslar çerçevesinde REDDEDİLMESİ ya da ONAYLANMAMASI durumunda, belge taraflar bakımından “ihtilaflı” duruma (itirazda bulunan bakımından işleme alınmayan veya ihtilaflı olarak izlenen, itirazı reddeden/onaylamayan bakımından ise işleme alınan veya ihtilaflı olarak izlenen) düşmektedir.

Duyurulur.